Missions

• Tenir la comptabilité générale de la gestion de l’immeuble.
• Recevoir les factures et notes; les vérifier.
• Effectuer le paiement des frais.
• Répartir annuellement les frais et les factures en fonction de l’acte de base. Ce décompte comprendra un récapitulatif des dépenses et recettes avec les répartitions par appartement (garage ou parking) ainsi que les décomptes individuels de chaque propriétaire qui sera invité à verser sa quotte-part.
• Envoi des documents aux copropriétaires.
• Surveiller le paiement des charges et envoyer des rappels selon les modalités fixées par l’acte de base et/ou les assemblées générales, le propriétaire étant seul responsable du paiement des charges. Le coût de l’envoi de lettres recommandées pour non respect du délai de paiement de ses charges est fixé à 13.00 € et sera pris en charge par le propriétaire en défaut.
• Intégrer une fois l’an, les comptes d’eau et/ou de chauffage.
• Etablir un budget annuel à présenter à l’assemblée générale.
• Les comptes de gestion du syndic sont présentés annuellement à l’approbation de l’assemblée générale.

• Ouvrir un compte financier particulier à l’immeuble.
• Tenir les factures à la disposition des propriétaires en vue des vérifications.
• Tenir à jour le signalétique des copropriétaires ainsi que des locataires.
• Préparer les dossiers litigieux en vue de les soumettre à l’avocat.
• Veiller à conserver les documents importants et les archives des dix dernières années suivant les modalités prévues par la loi.

• Fixer les dates des assemblées en tenant compte des spécifications de l’acte de base.
• Fixer le lieu de réunion.
• Préparer l’ordre du jour et inviter les propriétaires ainsi que les locataires à inscrire des points à mettre à l’ordre du jour.
• Envoyer les convocations suivant les formes et délais prévus.
• Faire rapport de son activité et soumettre le budget et le programme du nouvel exercice.
• Assister à l’assemblée, contrôler les procurations et faire signer la liste des présences.
• Rédiger dans les trente jours calendrier le procès-verbal de l’assemblée et en transmettre des copies aux copropriétaires (toutes les pages des rapports seront datées et numérotées). Le procès-verbal sera rédigé en français.
• Classer dans le registre des procès-verbaux : l’ordre du jour, la liste des présences et le procès-verbal.
• Les assemblées générales extraordinaires se tiennent à la demande du Conseil de gérance, ou d’un copropriétaire, tous les frais occasionnés par une AGE sont comptés en supplément et à charges de la copropriété.

• Engager ou rechercher, si nécessaire, un service de nettoyage ; déterminer sa mission et ses émoluments en accord avec l’Assemblée générale (ou le Conseil de gérance).
• Établir et proposer un plan de travail pour les communs.

• Répondre aux appels téléphoniques et y donner suite.
• Recevoir le courrier relatif aux parties communes et y donner suite.
• Enregistrer les mutations des propriétaires et des locataires.
• Répondre aux demandes des notaires dans les délais requis concernant les mutations de propriétés.
• Assurer une garde téléphonique et un suivi des appels urgents.

Faire respecter le Règlement d’Ordre Intérieur. Le coût de l’envoi de lettres recommandées pour non respect dudit R.O.I. sera pris en charge par le propriétaire en défaut.

• Etablir les polices au nom de la copropriété.
• Déclarer les sinistres et les instruire.

• Commander les travaux votés par l’assemblée générale. Ces travaux seront réalisés dans un délai raisonnable.
• Effectuer une visite de contrôle régulière aux parties communes afin d’en vérifier l’entretien, de commander les travaux nécessaires et d’assurer leur bonne fin.